Politique de confidentialité
AV Solutions de conformité

1. Qu'est-ce que les informations personnelles ?
Les informations personnelles désignent toute donnée relative à une personne qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Dans les sections ci-dessous, vous trouverez des exemples de ce qui constitue des informations personnelles.

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2. À qui s'applique cette politique de confidentialité ?
Cette politique s'applique à toute personne qui interagit avec AV Compliance Solutions ou dont les informations personnelles sont collectées dans le cadre de nos services. Elle reste applicable même après que le but initial de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des informations personnelles a été atteint.​ Cela inclut, sans s’y limiter :

• Les clients d’AV Solutions de conformité

• Les anciens clients

• Les fiduciaires, représentants ou exécuteurs gérant les affaires de nos clients

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3. Quand collectons-nous vos informations personnelles ?
Nous collectons des informations personnelles lors des interactions suivantes :

• Consultations ou réunions initiales pour discuter des services

• Lors de l'intégration des clients ou de la prestation des services de conformité

• Tout au long de la relation afin de garantir des informations exactes et à jour

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4. Comment obtenons-nous votre consentement ?

Obtention du consentement
Nous obtenons votre consentement, sauf lorsque la loi permet le contraire. Le consentement peut être donné directement ou par l’intermédiaire de votre représentant autorisé et reste valide pendant la période nécessaire pour atteindre le but indiqué.

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Le consentement peut être fourni par :

• Des accords écrits

• Une confirmation verbale

• Une communication téléphonique

• Des formulaires de consentement en ligne ou numériques

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Lorsque le consentement n'est pas requis
Dans certaines circonstances permises par la loi, nous pouvons utiliser vos informations personnelles sans consentement explicite, par exemple :

• Pour respecter des obligations légales ou réglementaires

• Pour prévenir la fraude ou des activités non autorisées

• Pour mener des enquêtes

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5. Comment collectons-nous vos informations personnelles ?
Nous collectons principalement les informations directement auprès de vous lors de nos interactions. Nous pouvons également recueillir des informations auprès d'autres sources si nécessaire, telles que :

• Votre employeur ou vos conseillers professionnels (ex. : comptables ou avocats)

• Des organismes publics ou autorités réglementaires

• Des bases de données et bureaux de crédit​

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Les informations peuvent être collectées via :

• Des réunions en personne ou des appels

• Des formulaires en ligne et outils numériques, y compris les cookies

• Des correspondances écrites ou des mises à jour

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6. Quelles informations personnelles collectons-nous ?
Nous collectons uniquement les informations pertinentes pour fournir nos services de conformité et respecter les exigences légales. Les exemples incluent :

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7. Pourquoi collectons-nous vos informations personnelles ?
Vos informations personnelles sont collectées, utilisées et conservées dans le but d'atteindre les objectifs suivants :

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8. Qui peut recevoir vos informations personnelles ?
Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Cependant, nous pouvons les partager avec :

• Des partenaires ou tiers impliqués dans la prestation de services (ex. : institutions financières, assureurs)

• Des autorités réglementaires ou tribunaux, conformément à la loi

• Des prestataires de services gérant le stockage de données, la gestion de documents ou les services de communication

Nous veillons à ce que tous les tiers respectent des pratiques de sécurité des données strictes avant de partager vos informations.

 

9. Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?
Nous donnons la priorité à la sécurité de vos informations personnelles en mettant en œuvre les mesures suivantes :

• Protections physiques : Accès restreint aux installations et stockage sécurisé pour les informations sensibles.

• Protections technologiques : Chiffrement, pare-feu et contrôles d’accès pour les données numériques.

• Protections administratives : Accès contrôlé, audits réguliers et formation du personnel sur la confidentialité et la sécurité des données.

 

10. Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Nous conservons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour :

• Atteindre le but pour lequel elles ont été collectées

• Respecter les obligations légales et réglementaires

Après cette période, les informations personnelles sont détruites ou anonymisées de manière sécurisée.

 

11. Quels sont vos droits concernant vos informations personnelles ?
Vous avez le droit de :

• Modifier vos préférences de consentement

• Accéder à vos informations personnelles en soumettant une demande écrite à notre responsable de la confidentialité

• Demander des corrections pour des informations inexactes ou incomplètes

• Demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve des exigences légales

 

12. Mises à jour de cette politique
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements législatifs ou pratiques opérationnelles. Les mises à jour remplaceront les versions précédentes, et les changements importants seront communiqués de manière appropriée.

 

13. Comment nous contacter ?
Si vous avez des questions, préoccupations ou demandes concernant vos informations personnelles, veuillez contacter :

 

 

AV Solutions de conformité
Responsable de la protection des renseignements personnels
info@avcsolutions.ca